月3時間以上の時短は序章。バックオフィスDXを「攻めの武器」に変え、顧客満足度と案件増につなぐ特許事務所の挑戦

【面倒な交通費精算】

事務所のパソコンでしか入力できず、月に約1.5時間も費やしていました。

【非効率な記帳業務】

銀行の入出金データを会計ソフトへ自動で取り込むために、毎月5千円程度費やすのはもったいないと感じていました。そのため、銀行で通帳を記帳し、会計ソフトへ一件ずつ手入力する作業に、月約1時間を要していました。

【時間のかかる営業準備】

顧客への提案に不可欠な知的財産権のリスト作成に、都度30分から2時間もの時間がかかり、本来注力すべきコア業務の時間を奪っていました。

【間違えやすい＝時間のかかる請求書作成】

ワードの表にほぼ手入力していたため、請求書を1件作成するのに15分から20分かかっていました。

髙橋氏の挑戦は、「手入力の作業を自動化できれば、時間が短縮できるはずだ」というシンプルな発想から始まりました。静岡市のDX支援事業における専門家からの助言も参考に、高価なシステムに頼るのではなく、身近なツールを徹底的に活用する道を選んだのです。

【交通費精算のモバイル化】

スマートフォンの乗換案内アプリを導入。これにより、移動中の電車内といったスキマ時間での精算が可能になり、事務所に戻ってからまとめて作業する必要がなくなりました。

【記帳業務の自動化】

銀行が提供する「無料」のAPI連携機能を活用。これまで手入力していた銀行の入出金データを会計ソフトに自動で取り込む仕組みを構築しました。

【請求書の自動計算】

ワードの表に計算式を入力して自動計算。間違いがなく、確認の手間も減り、請求書作成にかかる時間が半減しました。

【営業ツールの作成を半自動化】

これまで手作業に頼っていた営業先の知的財産権リスト作成。特許情報プラットフォーム（J-PlatPat）から関連データをCSV形式で出力し、Excelで効率的に加工する仕組みを構築。これにより、リスト作成時間を大幅に短縮しました。

✔　特に時間のかかっていた知的財産権リスト作成は、従来の約4分の1の時間（最長2時間を最大30分削減）を削減できるようになりました。

✔　さらに、新規案件の獲得件数を増加させ、事業の成長を目指します。

【身の丈に合ったツール選定】

「個人事業主にとって、多機能で高コストなツールは不要です。無料で使える、もしくは安価なDXツールを、費用対効果をよく考えて選ぶことが重要。」。この明確な「割り切り」が、コストを抑えながら最大の効果を生むことに繋がりました。

【代表自らが"DX担当"に】

外部の専門家に丸投げするのではなく、代表自らが「やり方等が記載された資料がなくても、インターネットやChatGPTで調べまくった」こと。この試行錯誤のプロセス自体がノウハウの蓄積となり、最適な解決策を見つけ出す原動力となりました。

【「守りから攻めへ」の明確な目的意識】

単に楽をするための効率化ではなく、「創出した時間で営業を強化し、顧客満足度を高める」という明確な目的があったからこそ、一連の取り組みが大きな実を結んだのです。